10 praktische time management tips voor een productieve werkdag

Moeite met zaken op tijd opleveren? Of geef je juist altijd voorrang aan concrete taken die makkelijk weg te werken zijn? Met behulp van deze 10 time management tips plan je jouw werkweek zodanig dat het werk dat af moet ook daadwerkelijk af komt en de belangrijke zaken voorrang krijgen. Time management is in feite niets anders dan zelfmanagement. Time management valt of staat immers met discipline. Een effectieve planning werkt alleen als je consequent bent in het gebruik ervan. Het draait simpelweg allemaal om afspraken met jezelf maken en jezelf daar ook aan houden, zonder jezelf af te laten leiden. Onderstaande 10 time management tips komen recht uit de praktijk en helpen je bij het maken van afspraken met jezelf. Met behulp van deze praktische tips bereik je meer in minder tijd.

Tip 1: Maak een to-do lijst en creëer overzicht

Om een planning te kunnen maken is het allereerst zaak dat je in kaart brengt wat voor werk er eigenlijk allemaal ligt. Maak een overzicht in de vorm van een to-do lijst waarin je alle taken, groot en klein, opschrijft die van jou verwacht worden. Dit overzicht vormt de leidraad voor je dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse werkzaamheden.

Kies een voor jou werkbare tool uit waarin je een to-do list aanlegt die je vanaf nu dagelijks gaat bijhouden. Kies bij voorkeur een digitale tool uit, op die manier kun je makkelijker met taken schuiven en daarnaast heb je in een digitale (projectmanagement)tool vaak de mogelijkheid om deadlines en automatische reminders in te stellen, bijvoorbeeld op die deadlines. Zo creëer je met een druk op de knop overzicht en vergeet je bovendien niet snel meer iets, omdat de tool je automatisch herinnert aan een uit te voeren taak. Een goede digitale, en bovenal gratis, tool voor het aanleggen van to-do lijstjes is Wunderlist.

Vanaf nu ga je dagelijks je taken managen. Iedere dag start je met je takenlijst, je bekijkt prioriteiten en je vinkt afgesloten taken af. Aan het einde van de dag bekijk je of je alles hebt kunnen afronden. Komt er een keertje iets tussen, verschuif dan enkele deadlines, herplan taken of geef werk uit handen, zodat alles haalbaar blijft binnen de werkuren.

Tip 2: Maak tijd voor deep work

De auteur Cal Newport schreef er een boek over; ‘deep work’. Deep work is werk waarvoor je jezelf goed moet concentreren en waar je doorgaans voor een langere tijd aan een stuk aan werkt. Onder deep work verstaan we bijvoorbeeld het schrijven van artikelen, analyseren, coderen en researchen. Deep work is in feite dus het werk dat echt waarde toevoegt.

Cal Newport: Deep work is a process of performing “professional activities…in a state of distraction-free concentration that pushes your cognitive capabilities to their limit. These efforts create new value, improve your skill, and are hard to replicate.”

Wanneer je in je ‘deep work’ modus zit is opperste concentratie dus vereist. Iedereen weet voor zichzelf het beste op welke momenten hij of zij zich het beste kan concentreren. Plan het ‘deep work’ bij voorkeur op die momenten. Uit diverse studies is bijvoorbeeld gebleken dat de meeste mensen het beste tijd kunnen inruimen voor deep work aan het begin van de dag. In de eerste uren van je werkdag ben je productief, kun je jezelf nog goed concentreren en bovendien heb je het moeilijkste dan alvast gehad.

Streef er in elk geval naar om drie tot vier uur per werkdag tijd te maken voor deep work. Zet bijvoorbeeld per week of werkdag een aantal tijdblokken voor deep work, zodat je ook zeker weet dat je in die time frames zonder afleiding door kunt werken. Deep work kan worden afgewisseld met het zogenaamde ‘shallow work’, ofwel het aftikken van kleine, concrete opdrachten zoals het afvinken van taakjes op een to-do listje, het bijwerken van je mail en het doen van neventaken (naast je functietaken).

Tip 3: Besteed voldoende tijd aan je kerntaken

Vanuit iedere functie heb je een aantal kernactiviteiten, ofwel de taken waarmee jij de meeste waarde toevoegt vanuit jouw vakgebied. De overige taken zijn eigenlijk ‘bijzaak’. Toch vinden veel mensen het lastig om de kern- van de bijtaken te scheiden en de juiste prioriteiten te geven aan taken. Het is ook mens eigen om eerst kleine, concrete taken achter elkaar weg te werken omdat je hierdoor het idee krijgt dat je lekker bezig bent en veel zaken hebt weggewerkt. Het probleem van die methode is echter dat de bijzaken de overhand krijgen en je kerntaken steeds verder vooruit worden geschoven.

Eisenhower matrix
Bron: Toolshero

Het is dus belangrijk dat je voldoende tijd besteedt aan je kernactiviteiten en dat je de bijzaken juist weet te prioriteren. Er zijn verschillende manieren om dat te doen. Zo kun je, zoals genoemd bij tip 2, bijvoorbeeld tijd maken voor deep work, zodat je zeker weet dat je in die tijd bepaalde kernactiviteiten kunt uitvoeren. Daarnaast kun je bijvoorbeeld ook gebruik maken van het Eisenhower model. Dit is een model waarbij je voor elke taak afweegt wat de meeste waarde toevoegt en bijdraagt aan de doelstellingen. Je krijgt als het ware een matrix waarbij op de assen belangrijk vs. niet belangrijk en urgent vs. niet urgent staat. Zo ontstaan er vier kwadranten waarin je jouw taken kunt onderverdelen:

  • Belangrijk & Urgent: Dit zijn taken die je zo snel mogelijk moet doen
  • Belangrijk & Niet urgent: Dit zijn taken die je moet plannen
  • Niet belangrijk & Urgent: Deze taken moet je delegeren
  • Niet belangrijk & Niet urgent: Deze taken moet je elimineren

Tip 4: Neem pauze

Plannen en prioriteiten stellen is belangrijk, maar wat veel mensen vergeten is dat consequent pauzeren en ontspannen net zo belangrijk is. Door pauze te nemen breng je jouw energieniveau namelijk weer op peil waardoor je beter in staat bent om jezelf te concentreren en waardoor je productiviteit toeneemt. Je hersenen hebben immers af en toe wat tijd nodig om alles te verwerken, anders lopen ze vast en daardoor ben je tot veel minder in staat. Uit onderzoek is gebleken dat mensen die niet pauzeren de rest van de dag langzamer werken en meer fouten maken dan mensen die juist 30 minuten pauzeren. Het is dus goed om de lunchpauze aan te houden en om af en toe even naar de koffiemachine te lopen!

Tip 5: Disconnect en voorkom afleiding

Wanneer je werk aan het doen bent waarvoor je jezelf echt moet concentreren of wanneer je juist een aantal zaken wilt afronden binnen een bepaalde tijd ben je gebaat bij zo weinig mogelijk afleiding. Anno 2019 komt de afleiding van alle kanten. Denk bijvoorbeeld aan meldingen van binnenkomende mails, smartphones met whatsapp berichten, chats, sociale media berichten en ga zo maar door.

Wanneer je echt even aan de slag moet is het verstandig om jezelf te disconnecten. Ofwel zorg dat je telefoon in de mute-stand staat, dat je mail uitstaat en dat je chats en andere communicatietools op stil of uit zet. Zo kun je ongestoord even doorwerken. Het werkt bijvoorbeeld ook om een aantal momenten in de dag in te bouwen waarop je jouw mail, chats en apps even checkt. Bijvoorbeeld aan het begin van de werkdag, net voor of na de pauze en tegen het einde van de werkdag. Zo heb je een aantal momenten waarop je met deze zaken bezig bent en kun je op de andere momenten rustig verder werken. Zo voorkom je dat je ineens uren verder bent en eigenlijk niet weet waaraan je jouw tijd hebt besteed.

Tip 6: Ontwikkel een routine

Wat ook houvast biedt is het ontwikkelen van een bepaalde routine in je werkdag en in je werkweek. Zoals zojuist aangegeven bij tip 5, kun je bijvoorbeeld je mail en andere berichten op een aantal vaste momenten per dag checken. Zo leer je jezelf een bepaalde routine aan waarop je bezig bent met communicatie. Dit kun je met allerlei terugkerende taken doen. Moet je wekelijks bepaalde lijsten bijwerken? Doe dit dan op een vast moment, bijvoorbeeld elke maandag en woensdag. Dit geeft houvast en doordat je dagelijks of wekelijks op vaste momenten met deze taken bezig bent kun je veel beter inschatten hoeveel tijd dat deze taken in beslag nemen. Dat resulteert in het feit dat je weet hoeveel tijd er over blijft voor werken aan projecten en (kern)taken. Op die manier ben je veel beter in staat om een reëele planning te maken.

Tip 7: Ga apart zitten of sluit jezelf af met een koptelefoon

Tegenwoordig wordt er bij veel bedrijven gewerkt in open kantoortuinen. Het kantoor van vroeger waarbij je met één of twee personen in een ruimte zat is in veel bedrijven verdwenen. Een kantoortuin of open ruimte heeft zo zijn voordelen, maar kan ook nadelig zijn. Het geeft immers veel geluidsoverlast en afleiding en daarnaast heeft iedereen er een handje van om elkaar te pas en te onpas aan te spreken.

Wanneer je echt even geconcentreerd aan de slag moet dan is het aan te bevelen om jezelf even af te zonderen. Ga bijvoorbeeld een dag thuis werken, ga even een aantal uur apart zitten in een andere ruimte of zet een koptelefoon op zodat je geen last meer hebt van omgevingsgeluiden. Tegenwoordig heb je ook koptelefoons met noise cancelling, waardoor je omgevingsgeluid wordt weggefilterd. Door jezelf even af te zonderen of juist een koptelefoon op te zetten kun je ongestoord werken en jezelf veel beter concentreren.

Tip 8: Blok dagen of dagdelen af in je agenda

Zoals bij tip 2 en 3 genoemd is het zaak dat je voor jezelf tijd inruimt om ‘deep work’ uit te voeren en dat je borgt dat je waarde blijft toevoegen door zoveel mogelijk tijd te maken voor je kernactiviteiten. Wanneer je echter van de ene naar de andere meeting loopt of jezelf juist steeds volstopt met ‘onbelangrijke’ taken blijft er weinig tijd over voor je deep work en je kernactiviteiten.

Om te borgen dat je wekelijks stappen kunt maken is het aan te raden dat je tijd afblokt in je agenda. Denk bijvoorbeeld aan dagdelen of complete dagen die je reserveert voor bepaalde werkzaamheden. Doordat je deze dagen of dagdelen afblokt in je agenda zal er niet zo snel iemand een vergadering inplannen. Dat geeft jou de ruimte om die dag of dagdelen ongestoord achter elkaar door te kunnen werken. Wanneer je consequent tijd afblokt in je agenda raken je collega’s eraan gewend en weten ze wanneer je wel beschikbaar bent voor meetings en andere taken. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om vaste dagdelen af te blokken. Hiermee voorkom je tevens dat je iedere dag wel ergens naar één of twee meetings moet. De meetings vinden dan namelijk veelal plaats op dezelfde dagen, waardoor je vooraf weet dat je die dag minder productief zult zijn.

Binnen de dagen/dagdelen die je afblokt kun je jezelf bepaalde werkzaamheden opleggen. Blok bijvoorbeeld een bepaalde ochtend af waarin je jezelf dwingt om twee uur achter elkaar te schrijven. Op die manier krijg je ook weer de eerder genoemde routine uit tip 6, voeg je echt waarde toe (tip 3) en heb je ruimte om je te concentreren en te focussen (deep work uit tip 2).

Tip 9: Vraag je af of je wel bij elke vergadering aanwezig moet zijn

Binnen veel bedrijven vinden er vele meetings plaats. Even iets afstemmen? Even wat doorspreken? Brainstormen? Of juist een idee verder uitwerken? Voor al deze zaken wordt maar al te snel weer een meeting ingepland. En daarvoor worden doorgaans ook te veel mensen uitgenodigd. Iedereen die maar enigszins raakvlak heeft of er wellicht wel iets vanaf weet wordt uitgenodigd. Dat resulteert in een bomvolle agenda waarbij veel kostbare tijd wordt verspild aan het bijwonen van (nutteloze) meetings. Wat als je de helft van je meetings kunt schrappen? Dan houd je veel meer tijd over om je daadwerkelijke werk te doen.

Vraag jezelf daarom eens af of je bij elke meeting waarvoor je wordt uitgenodigd ook echt aan moet schuiven? Of kunnen ze het zonder jou ook wel af? Wanneer je in een meeting amper aan het woord bent geweest kun je wel stellen dat je deze meeting een volgende keer kunt overslaan. Je leest de notulen naderhand wel even door. Wanneer je gaat kijken bij welke meetings je gemist kunt worden dan zul je constateren dat je bijna 50% van de meetings waarvoor je wordt uitgenodigd kunt wegstrepen. Schuif niet klakkeloos aan omdat je denkt dat het verwacht wordt, maar bespreek met de organisator van de meeting of jouw bijdrage echt waarde toevoegt of dat je beter ander werk in die beschikbare tijd kunt gaan doen.

Tip 10: Plan niet 100% van je werkweek op voorhand vol

Een veelgemaakte fout is dat mensen hun werkweek van 40 uur ook voor 40 uur volledig in gaan plannen. Dat is een utopie. Iedere werkweek zijn er immers wel bepaalde onvoorziene omstandigheden zoals spoedjes, een off-day of taken die toch langer duren dan je had gedacht. Wanneer je dan jezelf volledig hebt volgepland ga je het niet meer redden om alles binnen de te werken uren af te krijgen. Dat levert bovendien ook nog eens een hoop stress op omdat je jezelf te veel druk op hebt gelegd. Het is daarom aan te raden om 75% tot 80% van je werkweek op voorhand te plannen. Zo houd je zo’n 20 tot 25% speling voor tussendoortjes, spoedjes en onvoorziene omstandigheden. Dit is je buffer. En wanneer je toch alles op tijd af hebt kun je de 20-25% die je overhoudt besteden aan zelfontwikkeling (leren) of bijvoorbeeld een extra taak waar je anders niet aan toekomt.